การจัดออฟฟิศ สมัยใหม่นิยมจัดเป็นออฟฟิศแบบเปิด โดยเฉพาะบริษัทยุคใหม่ หรือ สตาร์ทอัพ ที่ไม่ต้องกั้นคอกเพื่อแบ่งโซนที่นั่ง พนักงานสามารถนั่งตรงไหนได้ สามารถพูดคุยกับคนในทีมได้ตลอดเวลา ไม่มีการปิดกั้น ซึ่งการจัด ออฟฟิศสมัยใหม่ แบบนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจริงหรอ?
ในยุคนี้จะเห็นได้ว่า อาคารสำนักงาน สมัยใหม่ จะพยายามจัดออฟฟิศเป็นแบบเปิด.. ออฟฟิศแบบเปิดคืออะไร? ปกติเราจะเห็นว่าที่นั่งในออฟฟิศส่วนใหญ่จะกั้นที่นั่งของแต่ละคนเป็นสัดส่วน แต่สำหรับออฟฟิศแบบเปิดจะไม่มีคอกกั้น โดยส่วนใหญ่จะมีโต๊ะใหญ่ๆ แล้วทุกคนก็จะนั่งรอบๆ โต๊ะ หันหน้าเข้าหากัน บางทีมที่มี 8-10 คนก็จะอยู่รวมกันทั้งโต๊ะเลย หรือหากทีมใหญ่หน่อยก็อาจจะแบ่งเป็น 2-3 โต๊ะติดๆ กัน ไม่ว่าจะหัวหน้าทีมหรือลูกน้องก็จะนั่งด้วยกัน ไม่มีห้องแบ่ง หรือบางครั้งอาจเป็นแค่โต๊ะเล็กๆ นั่งหันหน้าเข้าหากัน 2 คน หลายๆ โต๊ะ ซึ่งก็มีหลายรูปแบบในการจัด แต่ก็จะอยู่ในคอนเซปต์ที่ว่า จะไม่มีอะไรมากั้น เพื่อกระตุ้นให้เกิดการสื่อสาร
การจัดออฟฟิศสมัยใหม่ ในลักษณะเปิดไม่ได้เหมาะกับทุกบริษัท
ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่าออฟฟิศแบบเปิดไม่ได้เหมาะกับทุกบริษัท หรือทุกแผนก ออฟฟิศแบบเปิดเหมาะสำหรับบริษัท หรือแผนกที่เน้นใช้ความคิดสร้างสรรค์เป็นหลัก เช่น ฝ่ายการตลาด ครีเอทีฟ หรือกราฟิกดีไซน์ ที่จำเป็นต้องพูดคุยกัน สื่อสาร แชร์ไอเดียกันตลอด แต่อาจจะไม่เหมาะกับการทำงานในแผนกที่ “จำเป็นต้องมีความเป็นส่วนตัว” เพื่อคิด คำนวณ หรืองานอื่นๆ ที่ต้องใช้สมาธิ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงิน หรือวิศวกร
ตัวอย่างโต๊ะทำงานในออฟฟิศสมัยใหม่
โต๊ะทำงานในออฟฟิศสมัยใหม่มักจะเป็นโต๊ะโปร่งแนวมินิมอล โดยโต๊ะรูปแบบนี้ได้รับความนิยมอย่างมาก ซึ่งมีหลายแบบให้เลือกในราคาไม่แพง ลองดูใน Shopee คลิกที่นี่ ดูนะครับ
แต่การจัดออฟฟิศแบบเปิดจะช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้นจริงหรือเปล่า? ล่าสุดมีงานวิจัยจากมหาวิทยาลัย Harvard โดย Ethan Bernstein และ Stephen Turban ซึ่งได้เข้าไปวิจัยบริษัทในหลายบริษัทเกี่ยวกับการออกแบบที่ทำงานในลักษณะเปิด ผลเป็นอย่างไรไปลองดูกัน
พนักงานพูดคุยกันน้อยลง
จากงานวิจัยพบว่าการจัดสำนักงานแบบเปิดส่งผลให้พนักงานพูดคุยกันน้อยลง ซึ่งหนึ่งในเหตุผลเป็นเพราะ พนักงานคุยกันผ่านระบบ Chat Email หรือ Messenger กันมากขึ้น เป็นจำนวนเกินครึ่งของพนักงานทั้งหมดจากการวิจัยที่มีพฤติกรรมแบบนี้ ซึ่งปัจจัยหลักที่ส่งผลให้เกิดพฤติกรรมแบบนี้ อาจเป็นเพราะว่า การที่ออฟฟิศนั้นเปิดโล่ง ทำให้พนักงานเห็นคนอื่นกำลังนั่งทำงาน หรือกำลังยุ่งอยู่กับงาน จึงไม่อยากที่จะเข้าไปรบกวน ก็เลยคุยกันผ่านระบบออนไลน์แทนที่จะพูดคุยกันแบบ Face-to-face
พนักงานไม่มีสมาธิ
กรณีก่อนหน้านี้เป็นงานวิจัยจาก Ethan Bernstein กับ Stephen Turban ซึ่งจะเห็นว่าพนักงานต่างยังมีสมาธิทำงานของตัวเอง ทำให้ต่างคนก็ไม่กล้าที่จะเข้าไปคุยกัน แต่ในอีกกรณีที่บริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรณ์แบบสนุกๆ สบายๆ ซึ่งทำให้พนักงานสนิทกัน กล้าที่จะพูดคุยกัน ข้อดีคือเรื่องการสื่อสารในทีมที่มากขึ้น แต่ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นคือ พนักงานอาจจะคุยกันเยอะเกิน จนทำให้หลุดโฟกัสกับบางงานที่จำเป็นต้องใช้สมาธิ หรือ คุยกันดัง ไม่เกรงใจคนอื่น อาจส่งผลให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ เสียสมาธิในการทำงานไปด้วย
ซึ่งหากเป็นแบบนี้ สิ่งที่สำคัญคือการรีบจัดการกับปัญหาให้เร็วที่สุด เช่น อาจจะต้องเริ่มตักเตือนเพื่อให้ปรับปรุง และชี้ให้เห็นว่าปัญหานี้เป็นเรื่องใหญ่ ไม่ได้ส่งผลต่อ Performance ของพนักงานคนนั้นคนเดียว แต่ส่งผลกระทบต่อทั้งทีม ซึ่งหากนำเรื่องนี้มาเป็นส่วนหนึ่งในการประเมิณผลงาน ก็จะช่วยให้พนักงานเริ่มตระหนัก และลดการคุยเล่นในเวลาทำงาน หรือพูดคุยเสียงดัง
การลงทุนทำธุรกิจ เรื่องสำนักงาน และบรรยากาศในการทำงานก็สำคัญไม่แพ้เรื่องอื่นๆ เพราะจะช่วยกระตุ้นให้พนักงานอยากมาทำงาน และพร้อมที่จะทุ่มเทกับงานได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นสำหรับใครที่กำลังออกแบบออฟฟิศใหม่อยู่ อยากให้ลองคิดให้ครบทุกมุม เพราะบางทีปัญหาเล็กๆ น้อยๆ อาจเกิดจากการออกแบบออฟฟิศที่ไม่เอื้อต่อการทำงานได้ และปัญหาหลายๆ อย่างก็อาจแก้ไขได้เพียงจัดออฟฟิศให้เข้ากับ Company Culture รวมถึง Workflow ในที่ทำงานด้วยเช่นกัน
Image: Coffee photo created by peoplecreations – www.freepik.com
