เทคนิคการจัดเก็บเอกสารในสำนักงานให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย

เทคนิคการจัดเก็บเอกสารในสำนักงานให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย

อัพเดทความรู้ธุรกิจตรงถึงอีเมล



    อัพเดทผ่าน LINE

    หรือปรึกษาเราเรื่องธุรกิจ

    ติดตาม Facebook

    กด See First ด้วยนะครับ

    เป็นเรื่องปกติที่ในสำนักงานจะมีเอกสารจำนวนมาก หลากประเภท การจัดเก็บอย่างมีระเบียบจึงถือเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การทำงานของทุกคนเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ลดเวลาการค้นหา ป้องกันเอกสารสูญหาย และช่วยให้พื้นที่ทำงานสะอาด ดูเป็นที่ทางมากขึ้น ยิ่งถ้ามีเทคนิคดี ๆ รวมถึงอุปกรณ์อย่างตู้เก็บเอกสารเข้ามาช่วยก็มั่นใจเลยว่าทุกออฟฟิศจะน่าทำงานมากขึ้นอีกหลายเท่า

    ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ

    อย่างที่เกริ่นเอาไว้ครับว่าทุกออฟฟิศ สำนักงานต่าง ๆ มักมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องจำนวนมาก การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบชัดเจนจึงช่วยลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารทุกประเภทได้อย่างดี รู้ว่าเอกสารใดอยู่ตรงไหน ลดภาระหน้าที่การทำงาน ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น อีกทั้งยังสร้างความสะอาด มีระเบียบให้กับออฟฟิศอีกด้วย

    ประเภทของเอกสารที่ต้องจัดเก็บในสำนักงาน

    • เอกสารสำคัญทางธุรกิจ เช่น หนังสือสัญญาการจ้างงานระหว่างบริษัท ใบส่งของ ใบรับของ หนังสือรับรองบริษัท ฯลฯ
    • เอกสารทางบัญชีและการเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบเสนอราคา เอกสารหักภาษี ใบสั่งซื้อ ฯลฯ
    • เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล (HR) เช่น ใบสมัครงาน เอกสารประวัติพนักงาน ใบลา ฯลฯ
    • เอกสารที่ใช้ภายในองค์กร เช่น เอกสารลิสต์สต็อกสินค้า ใบสั่งงาน ฯลฯ
    • เอกสารที่สามารถทำลายได้ เช่น แบบฟอร์มที่ใช้แล้ว เอกสารที่หมดอายุ ฯลฯ

    วิธีการจัดหมวดหมู่เอกสาร

    1. จัดตามประเภทเอกสาร

      การจัดตามประเภท มีการแยกประเภทเอกสารออกให้ชัดเจน เช่น เอกสารทางบัญชี การเงิน เอกสารสัญญา ใบลาพนักงาน เอกสารสต็อกสินค้า ฯลฯ

    2. เรียงตามลำดับตัวอักษร

      การจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร หรือลำดับเลขที่เอกสาร เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการเรียงลำดับไว้ชัดเจน

    3. กำหนดรหัสสีหรือป้ายชื่อ

      การกำหนดรหัสสีหรือป้ายชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เลือกหมวดหมู่ได้อย่างรวดเร็ว ไม่เสียเวลาการทำงาน

    อุปกรณ์ช่วยจัดเก็บเอกสารที่ควรมีในสำนักงาน

    • แฟ้มเอกสารและกล่องจัดเก็บ เพื่อการแยกเอกสารแต่ละประเภทให้ชัดเจน
    • ตู้เก็บเอกสารเหล็ก ป้องกันความเสียหายต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสาร 
    • ตู้ล็อกเกอร์เหล็ก ป้องกันการถูกขโมย หรือมีการนำเอกสารไปปลอมแปลง

    การใช้เทคโนโลยีช่วยจัดเก็บเอกสาร

    • การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล แล้วจัดเก็บบนระบบ Cloud
    • โปรแกรมจัดการเอกสาร เช่น Google Drive, OneDrive เลือกขนาดพื้นที่จัดเก็บได้เยอะ
    • การตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้เป็นระบบชัดเจน

    การจัดเก็บเอกสารเป็นอีกหัวใจสำคัญที่ทุกออฟฟิศ สำนักงานไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด ดังนั้นอุปกรณ์ช่วยจัดเก็บ เช่น แฟ้ม กล่อง ตู้เก็บเอกสารเหล็ก ตู้ล็อกเกอร์เหล็ก ฯลฯ จึงเป็นตัวช่วยชั้นยอดที่จะทำให้เอกสารของคุณมีระเบียบ ค้นหาง่าย และยังเพิ่มความสะอาดน่ามองของออฟฟิศอีกด้วย ทั้งนี้นอกจากการจัดเก็บเอกสารตัวจริงแล้วยังสามารถทำสำเนาไฟล์ดิจิทัลแล้วจัดเก็บบนระบบ Cloud ออนไลน์ เพื่อความสะดวกต่อการใช้งานและป้องกันการสูญหายได้เช่นกัน