เป็นเรื่องปกติที่ในสำนักงานจะมีเอกสารจำนวนมาก หลากประเภท การจัดเก็บอย่างมีระเบียบจึงถือเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การทำงานของทุกคนเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ลดเวลาการค้นหา ป้องกันเอกสารสูญหาย และช่วยให้พื้นที่ทำงานสะอาด ดูเป็นที่ทางมากขึ้น ยิ่งถ้ามีเทคนิคดี ๆ รวมถึงอุปกรณ์อย่างตู้เก็บเอกสารเข้ามาช่วยก็มั่นใจเลยว่าทุกออฟฟิศจะน่าทำงานมากขึ้นอีกหลายเท่า
ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ
อย่างที่เกริ่นเอาไว้ครับว่าทุกออฟฟิศ สำนักงานต่าง ๆ มักมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องจำนวนมาก การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบชัดเจนจึงช่วยลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารทุกประเภทได้อย่างดี รู้ว่าเอกสารใดอยู่ตรงไหน ลดภาระหน้าที่การทำงาน ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น อีกทั้งยังสร้างความสะอาด มีระเบียบให้กับออฟฟิศอีกด้วย
ประเภทของเอกสารที่ต้องจัดเก็บในสำนักงาน
- เอกสารสำคัญทางธุรกิจ เช่น หนังสือสัญญาการจ้างงานระหว่างบริษัท ใบส่งของ ใบรับของ หนังสือรับรองบริษัท ฯลฯ
- เอกสารทางบัญชีและการเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบเสนอราคา เอกสารหักภาษี ใบสั่งซื้อ ฯลฯ
- เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล (HR) เช่น ใบสมัครงาน เอกสารประวัติพนักงาน ใบลา ฯลฯ
- เอกสารที่ใช้ภายในองค์กร เช่น เอกสารลิสต์สต็อกสินค้า ใบสั่งงาน ฯลฯ
- เอกสารที่สามารถทำลายได้ เช่น แบบฟอร์มที่ใช้แล้ว เอกสารที่หมดอายุ ฯลฯ
วิธีการจัดหมวดหมู่เอกสาร
- จัดตามประเภทเอกสาร
การจัดตามประเภท มีการแยกประเภทเอกสารออกให้ชัดเจน เช่น เอกสารทางบัญชี การเงิน เอกสารสัญญา ใบลาพนักงาน เอกสารสต็อกสินค้า ฯลฯ
- เรียงตามลำดับตัวอักษร
การจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร หรือลำดับเลขที่เอกสาร เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการเรียงลำดับไว้ชัดเจน
- กำหนดรหัสสีหรือป้ายชื่อ
การกำหนดรหัสสีหรือป้ายชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เลือกหมวดหมู่ได้อย่างรวดเร็ว ไม่เสียเวลาการทำงาน
อุปกรณ์ช่วยจัดเก็บเอกสารที่ควรมีในสำนักงาน
- แฟ้มเอกสารและกล่องจัดเก็บ เพื่อการแยกเอกสารแต่ละประเภทให้ชัดเจน
- ตู้เก็บเอกสารเหล็ก ป้องกันความเสียหายต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสาร
- ตู้ล็อกเกอร์เหล็ก ป้องกันการถูกขโมย หรือมีการนำเอกสารไปปลอมแปลง
การใช้เทคโนโลยีช่วยจัดเก็บเอกสาร
- การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล แล้วจัดเก็บบนระบบ Cloud
- โปรแกรมจัดการเอกสาร เช่น Google Drive, OneDrive เลือกขนาดพื้นที่จัดเก็บได้เยอะ
- การตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้เป็นระบบชัดเจน
การจัดเก็บเอกสารเป็นอีกหัวใจสำคัญที่ทุกออฟฟิศ สำนักงานไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด ดังนั้นอุปกรณ์ช่วยจัดเก็บ เช่น แฟ้ม กล่อง ตู้เก็บเอกสารเหล็ก ตู้ล็อกเกอร์เหล็ก ฯลฯ จึงเป็นตัวช่วยชั้นยอดที่จะทำให้เอกสารของคุณมีระเบียบ ค้นหาง่าย และยังเพิ่มความสะอาดน่ามองของออฟฟิศอีกด้วย ทั้งนี้นอกจากการจัดเก็บเอกสารตัวจริงแล้วยังสามารถทำสำเนาไฟล์ดิจิทัลแล้วจัดเก็บบนระบบ Cloud ออนไลน์ เพื่อความสะดวกต่อการใช้งานและป้องกันการสูญหายได้เช่นกัน
