ทุกวันนี้หลายองค์กรเริ่มลดการใช้เอกสารกระดาษและหันมาใช้ระบบ Paperless กันมากขึ้น เพื่อหนีปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมๆ ที่ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเยอะ และยังมีโอกาสสูญหาย ค้นหาได้ยาก รวมถึงเสียเวลาในขั้นตอนการส่งต่อและอนุมัติเอกสาร
ระบบ Paperless จึงไม่ได้หมายถึงแค่การเปลี่ยนกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิทัลเท่านั้น แต่มันคือการเอาระบบเข้ามาจัดการ Workflow ทั้งหมดเลย
ระบบ Paperless คืออะไร
ระบบ Paperless คือ การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาจัดการเอกสารในองค์กรเพื่อลดการใช้กระดาษ และช่วยให้การจัดการเอกสารมีความแม่นยำ รวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยลดภาระในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบเดิมๆ ที่อาจทำหายได้ง่าย หลุดออกไปสู่สาธารณะ ติดตามสถานะเอกสารได้ยาก หรือล่าช้าจากการเดินเอกสาร ทำให้ธุรกิจสะดุดในขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสารอีกด้วย
ระบบ Paperless ที่ดีควรทำอะไรได้บ้าง
ไม่ใช่ทุกระบบ Paperless จะเหมือนกันหมด เพราะบางระบบสามารถเซ็นชื่อได้ แต่จัดการ Version ของเอกสารไม่ได้ หรือบางระบบจัดการบัญชีได้ แต่ไม่ครอบคลุมเรื่องการจัดซื้อ ระบบที่ดีคือระบบที่เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจ และควรต้องก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้
- ปลอดภัย
- ใช้งานได้เร็ว ค้นหาได้เร็ว เรียกใช้งานได้เร็ว
- No-code จัดการระบบได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องเป็น IT ก็ใช้งานได้
- ลดการใช้กระดาษได้จริง ไม่ใช่ใช้ระบบจัดการไฟล์ Doc หรือ PDF แต่สุดท้ายต้องพิมพ์ออกมาใช้งานอยู่ดี
- เข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลาที่ต้องการ
- รองรับการใช้งานบนทุกอุปกรณ์สื่อสาร
- กำหนดสิทธิ์ได้ว่าใครเข้าถึงอะไรได้บ้าง
- มี Flow ในการอนุมัติเอกสารได้รวดเร็วและสะดวก
- เป็นระบบเอกสารที่เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยให้การตรวจประเมินเป็นไปได้อย่างมั่นใจ
ระบบ Paperless มีอะไรบ้าง
จริงๆ แล้วในตลาดมีหลากหลายระบบให้ธุรกิจเลือกใช้ โดยจะเลือกใช้เป็นส่วนๆ หรือใช้แบบครบวงจรเลยก็ได้
- ระบบ DMS (Document Management System) คือระบบจัดการเอกสารโดยรวมในองค์กร เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว
- ระบบ Digital Workflow คือระบบที่ช่วยในการ Approve เอกสาร เช่น A ส่งให้ B ทำการ Approve และส่งต่อให้ C
- ระบบ e-Signature คือระบบจัดการเรื่องการเซ็นเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย
- ระบบจัดซื้อหรือ e-Procurement คือระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์ที่สามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการได้ทุกขั้นตอน สะดวก และรัดกุม
เป้าหมายของการนำระบบ Paperless เหล่านี้มาใช้ในองค์กรก็คือการจัดการเอกสารให้เป็นระบบ วาง Framework การทำงานที่ชัดเจน และมีมาตรฐาน โดยหนึ่งในมาตรฐานที่สำคัญก็คือ ISO ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 ก็ตาม นอกจากจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานแล้ว การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นดิจิทัลยังช่วยองค์กรนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อยอดเพื่อขับเคลื่อนองค์กรสู่การเป็น Data-Driven Organization ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบจัดการเอกสารที่มีมาตรฐาน ISO จำเป็นไหม
ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 เป็นมาตรฐานซอฟต์แวร์ขั้นพื้นฐานสำหรับโรงงาน ซึ่งไม่ใช่ทุกระบบ Paperless ที่จะผ่านการรับรองมาตรฐานเหล่านี้ หรือหากมีก็อาจจะมีราคาที่สูงมาก
สำหรับในประเทศไทย ตอนนี้เราเจอของ WOLF ที่ได้รับการรับรองผ่านทั้ง 3 มาตรฐาน ISO ในราคาที่เข้าถึงได้ โดยเป้าหมายของระบบ WOLF ISO Management คือการออกแบบระบบ Paperless มาให้รองรับกับมาตรฐานซอฟต์แวร์โรงงาน ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 ซึ่งครอบคลุมทั้งภาครัฐและเอกชน
โดยระบบ Paperless ของ WOLF ก็จะมีระบบ DMS รวมถึงระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ ซึ่งตัวระบบก็จะรวมพวก e-Signature และ Digital Workflow ไว้เรียบร้อยแล้ว
การจัดเก็บข้อมูลของระบบ Paperless
ในยุคนี้การจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ก็จะผ่านระบบ Cloud Storage เป็นหลัก ด้วยประสิทธิภาพและต้นทุนที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้มาก ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาระบบ Paperless มาใช้งาน แนะนำให้หาระบบที่มีการจัดเก็บข้อมูลผ่าน Cloud ที่มีความเสถียร สามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลา ไม่มีสะดุด
