ทุกวันนี้หลายองค์กรเริ่มลดการใช้เอกสารกระดาษและหันมาใช้ ระบบ Paperless กันมากขึ้น เพื่อหนีปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมๆ ที่ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเยอะ และยังมีโอกาสสูญหาย ค้นหาได้ยาก รวมถึงเสียเวลาในขั้นตอนการส่งต่อและอนุมัติเอกสาร
ระบบ Paperless จึงไม่ได้หมายถึงแค่การเปลี่ยนกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิทัลเท่านั้น แต่มันคือการเอาระบบเข้ามาจัดการ Workflow ทั้งหมดเลย
ระบบ Paperless คืออะไร
ระบบ Paperless คือการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาจัดการเอกสารในองค์กรเพื่อลดการใช้กระดาษ และช่วยให้การจัดการเอกสารมีความแม่นยำ รวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยลดภาระในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบเดิมๆ ที่อาจทำหายได้ง่าย หลุดออกไปสู่สาธารณะ ติดตามสถานะเอกสารได้ยาก หรือล่าช้าจากการเดินเอกสาร ทำให้ธุรกิจสะดุดในขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสารอีกด้วย
ระบบ Paperless ที่ดีควรทำอะไรได้บ้าง
ไม่ใช่ทุกระบบ Paperless จะเหมือนกันหมด เพราะบางระบบสามารถเซ็นชื่อได้ แต่จัดการ Version ของเอกสารไม่ได้ หรือบางระบบจัดการบัญชีได้ แต่ไม่ครอบคลุมเรื่องการจัดซื้อ ระบบที่ดีคือระบบที่เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจ และควรต้องก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้
- ปลอดภัย
- ใช้งานได้เร็ว ค้นหาได้เร็ว เรียกใช้งานได้เร็ว
- No-code จัดการระบบได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องเป็น IT ก็ใช้งานได้
- ลดการใช้กระดาษได้จริง ไม่ใช่ใช้ระบบจัดการไฟล์ Doc หรือ PDF แต่สุดท้ายต้องพิมพ์ออกมาใช้งานอยู่ดี
- เข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลาที่ต้องการ
- รองรับการใช้งานบนทุกอุปกรณ์สื่อสาร
- กำหนดสิทธิ์ได้ว่าใครเข้าถึงอะไรได้บ้าง
- มี Flow ในการอนุมัติเอกสารได้รวดเร็วและสะดวก
- เป็นระบบเอกสารที่เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยให้การตรวจประเมินเป็นไปได้อย่างมั่นใจ
ระบบ Paperless มีอะไรบ้าง
จริงๆ แล้วในตลาดมีหลากหลายระบบให้ธุรกิจเลือกใช้ โดยจะเลือกใช้เป็นส่วนๆ หรือใช้แบบครบวงจรเลยก็ได้
- ระบบ DMS (Document Management System) คือระบบจัดการเอกสารโดยรวมในองค์กร เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว
- ระบบ Digital Workflow คือระบบที่ช่วยในการ Approve เอกสาร เช่น A ส่งให้ B ทำการ Approve และส่งต่อให้ C
- ระบบ e-Signature คือระบบจัดการเรื่องการเซ็นเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย
- ระบบจัดซื้อหรือ e-Procurement คือระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์ที่สามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการได้ทุกขั้นตอน สะดวก และรัดกุม
เป้าหมายของการนำระบบ Paperless เหล่านี้มาใช้ในองค์กรก็คือการจัดการเอกสารให้เป็นระบบและมีมาตรฐาน โดยหนึ่งในมาตรฐานที่สำคัญก็คือ ISO ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 ก็ตาม
ระบบจัดการเอกสารที่มีมาตรฐาน ISO จำเป็นไหม
ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 เป็นมาตรฐานซอฟต์แวร์ขั้นพื้นฐานสำหรับโรงงาน ซึ่งไม่ใช่ทุกระบบ Paperless ที่จะผ่านการรับรองมาตรฐานเหล่านี้ หรือหากมีก็อาจจะมีราคาที่สูงมาก
สำหรับในประเทศไทย ตอนนี้เราเจอของ WOLF ที่ได้รับการรับรองผ่านทั้ง 3 มาตรฐาน ISO ในราคาที่เข้าถึงได้ โดยเป้าหมายของระบบ WOLF ISO Management คือการออกแบบระบบ Paperless มาให้รองรับกับมาตรฐานซอฟต์แวร์โรงงาน ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001, ISO 29110 และ ISO 27001 ซึ่งครอบคลุมทั้งภาครัฐและเอกชน
โดยระบบ Paperless ของ WOLF ก็จะมีระบบ DMS รวมถึงระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ ซึ่งตัวระบบก็จะรวมพวก e-Signature และ Digital Workflow ไว้เรียบร้อยแล้ว
การจัดเก็บข้อมูลของระบบ Paperless
ในยุคนี้การจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ก็จะผ่านระบบ Cloud Storage เป็นหลัก ด้วยประสิทธิภาพและต้นทุนที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้มาก ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาระบบ Paperless มาใช้งาน แนะนำให้หาระบบที่มีการจัดเก็บข้อมูลผ่าน Cloud ที่มีความเสถียร สามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลา ไม่มีสะดุด
